Hvordan fungerer den hybride arbeidshverdagen?
26. oktober 2021 sendte Arkitektenes fagforbund ut en undersøkelse til de yrkesaktive medlemmene for å kartlegge arbeidsplasser og arbeidsmønstre.
I samarbeid med Company Pulse, gjennomfører vi en serie på tre undersøkelser. Den første ble sendt ut i mai, den andre i oktober og den siste kommer i mai 2022. Formålet med undersøkelsene er å involvere medlemmer og tillitsvalgte i å studere effekter av arbeidsmønstre og forskjellige typer arbeidsplasser (landskap, cellekontor, hjemmekontor, arbeidet på toget m.m.).
Vi har mottatt resultatrapporten fra den andre undersøkelsen og studert svarene. Siden det var 18 % som besvarte undersøkelsen, har vi et godt tallgrunnlag for å studere medlemmenes arbeidsplasser. De største svargruppene var sivilarkitekter, landskapsarkitekter og planleggere. Vi fikk også inn flest svar fra privat sektor, hvilket er representativt for medlemsmassen vår.
Resultatene viser tydelige forskjeller i hvilke kontorer som fungerer best for våre medlemmer. Generelt er den beste og mest produktive hybride arbeidsløsningen en kombinasjon av hjemmekontor og små kontorlandskap (opptil 10 stykker i landskapet). Men det bør også nevnes at det å jobbe bare på ett sted i løpet av dagen gir en noe mer produktiv arbeidsdag.
De fleste yrkesgruppene skårer høyt i små åpne kontorlandskap. I tillegg skårer arkitekter også høyt på hjemmekontor, mens landskapsarkitekter og planleggere også har høy skår på cellekontor. Interiørarkitekter skiller seg ut med at de skårer høyere i store åpne kontorlandskap (mer enn 10 stykker i landskapet).
Skåren er basert på arbeidstid, arbeidsfordeling, arbeidsforhold og om man er à jour med arbeidsoppgavene sine. I denne undersøkelsen, er det hovedsakelig arbeidstid og hvorvidt man er på etterskudd som påvirker skåren mest. De med lavere skår ligger bak med arbeidsoppgavene sine og jobber samtidig lenger.
Totalt sett, svarte halvparten at de er à jour med arbeidsoppgavene sine. Disse hadde mindre tidstyver, jobbet mindre og brukte mindre tid på møter, enn de som svarte at de var på etterskudd.
De største tidstyvene er avbrytelser, støy og brukeropplevde dataproblemer. Det er marginalt færre avbrytelser på hjemmekontor enn på cellekontor og i åpne landskap. De samme avbrytelsene går igjen på de ulike kontorløsningene: e-post og kollegaer. E-post stod for 63 % av avbrytelsene, mens kollegaer stod for hele 91 %. Det er tydelig at noen tiltak må til. Vi har noen anbefalinger for hvordan man kan redusere antall avbrytelser.
Man kommer seg ikke gjennom en arbeidsdag uten e-postkontakt med omverdenen. Vi anbefaler derfor å endre hvordan man forholder seg til innkommende e-post. Mange føler at de må svare med en gang en e-post dukker opp i innboksen. Å svare på den ene e-posten kan fort føre til at man svarer på en til og så enda en til. For å unngå at innkommende e-post forstyrrer arbeidsrytmen, kan man skru av varsler i perioder som man må jobbe konsentrert. På denne måten unngår man også å bli avbrutt av selve varselet. I tillegg anbefaler vi å sette av spesifikke tidspunkt i løpet av arbeidsdagen der man går gjennom innboksen sin.
Å redusere avbrytelser fra kollegaer kan være en større utfordring som krever samhandling og samarbeid på kontoret. Sammen kan kollegaer bli enige om tegn eller signaler som viser at man er opptatt. Signalene må tilpasses arbeidsplassen og typen kontor. Et tydelig tegn på cellekontor, kan være en lukket dør. I kontorlandskap kan signaler være bruk av hodetelefoner, skilt eller muntlige beskjeder. En løsning som kan fungere på cellekontor, hjemmekontor og i åpne landskap er å benytte kalenderen sin til å vise tidsperioder der man er opptatt. For at denne løsningen skal fungere, må alle på arbeidsplassen regelmessig sjekke sine kollegaers kalendre.
I tillegg til resultatrapporten, har vi også tilgang til resultatene i en digital portal. Der kan vi se nærmere på blant annet ulike kontorløsninger og yrkesgrupper. Dermed har vi muligheten til å trekke ut enda flere svar og kan lære mer om medlemmene våre.
Den siste undersøkelsen kommer i mai 2022. Når vi har resultatene fra tre undersøkelser, kan vi analysere utviklingen av bruk av hjemmekontor og hybride arbeidsplasser. Vi ser fram til å studere de kommende resultatene, dele dem med våre medlemmer og finne gode løsninger sammen.